یادداشت ویژه | حسابرسی از راه دور

غلامحسین دوانی (عضو جامعه حسابداران رسمی ایران)

حسابرسی مستمر و منظم برای اکثر شرکت ها یک ضرورت تجاری استاندارد است؛ حتی اگر طبق مقررات، این حسابرسی الزامی هم نشده باشد. حسابرسی مستقل با اعتباربخشی گزارشگری مالی شرکت، به آن شرکت ارزش دیگری خواهد داد. مزایای حسابرسی برای شرکت ها انکارنشدنی و بسیار ارزشمند است. فعالیت حسابرسی در محل شرکت ها حتی زمانی که برنامه ریزی شده و به خوبی هم اجرا شود، نوعی اختلال و نگرانی خاص را در شرکت ایجاد می کند؛ اما حسابرسی از راه دور (Remote Audit) جایگزینی است که می تواند تجربه را برای شرکت مورد حسابرسی و همچنین تیم حسابرسی آسان تر و کارآمدتر کند. آیا شرکت ها و صاحبکاران در ارتباط الکترونیکی با حسابرسان خود هستند؟ در این صورت، یک مرحله بعدی منطقی ممکن است انتقال از رویه های حسابرسی در محل به یک رویکرد «حسابرسی از راه دور» باشد. حسابرسی از راه دور (Remote Audit) می تواند به کاهش زمان و هزینه حسابرسی کمک کند.
به طور سنتی، فرایند کار حسابرسی به این طریق بوده که گروهی از حسابرسان، هفته ها (یا حتی ماه ها) در یکی از اتاق های کنفرانس در دفتر مرکزی شرکت مستقر می شدند؛ اما درحال حاضر به لطف پیشرفت های تکنولوژیکی – ازجمله ذخیره سازی ابری، دستگاه های هوشمند و سیستم عامل های به اشتراک گذاری امن داده ها- بسیاری از موسسات حسابرسی امکان سنجی «حسابرسی از راه دور» را به عنوان جایگزینی برای ارسال تیم حسابرسی به سایت شرکت ها آزمایش می کنند. این روش علاوه بر صرفه جویی در وقت و هزینه های حسابرسی، به حسابرسان اجازه می دهد از راه دور کار کنند و تعادل کار-زندگی را برای حسابرسان و کارمندان حسابداری داخلی بهبود می بخشد. کارمندان شرکت ها نیز لازم نیست برای مدت زمان حسابرسی روی میزهای خود بچسبند؛ زیرا آنها می توانند به سوالات حسابرس پاسخ دهند و از راه دور مدارک مستند را به حسابرسان ارائه کنند. قبل از اینکه حسابرسان از راه دور شروع به «کار میدانی» کنند، فهرستی از نرم افزارها و سیستم عامل ها را که برای تعامل با پرسنل داخلی استفاده می شود، بخواهید. به کارمندان مناسب، دسترسی و مجوز دهید تا داده های مربوط به حسابرسی را از سیستم های شرکت شما به اشتراک بگذارند. با متخصصان فناوری اطلاعات کار کنید تا هرگونه نگرانی امنیتی درباره اشتراک اطلاعات با حسابرسان از راه دور را داشته باشید. پیشرفت فعالیت حسابرسی را پیگیری کنید. با داشتن زمان کمتر رویارویی «Face to Face» با حسابرسان، عملا فرصت کمتری برای دریافت و به روزرسانی مدارک در راه پیشرفت کار نیز خواهید داشت. از یکی از کارمندان ارشد یا عضو مالی مربوطه که مسئول این کار، یعنی ارتباط با حسابرسان از راه دور شده (Contact Person) است، بخواهید که توضیح دهد چگونه عملکرد حسابرسان از راه دور شرکت را پیگیری می کنند و چگونه می خواهند پیشرفت کار حسابرسی را به پرسنل حسابداری داخلی گزارش دهند. موج آینده حسابرسی مانند تنظیمات کار از راه دور با کارمندان و پیمانکاران خواهد بود؛ یعنی حسابرسی از راه دور، روند رو به رشدی است که به طور بالقوه می تواند هزینه های تهیه صورت های مالی را کاهش دهد. اما همه شرکت های تجاری یا مشاغل آماده نیستند که حسابرسی از راه دور را پذیرا باشند؛ زیرا این کار مستلزم استفاده از نرم افزارها و اپلیکیشن های خاص دوطرفه است که بسیاری از شرکت ها و موسسات حسابرسی چندان با آن آشنا نیستند. حداقل موارد قابل استفاده در شرایط کنونی کرونایی و محدودیت تردد، بهره بردن از پست الکترونیک، شبکه های اجتماعی نظیر تلگرام است؛ برای اطمینان بیشتر می توان گزینه «start secret chat» را فعال کرد یا در واتس آپ و تلگرام گروه حسابرسی را با مدیران مسئول حسابداری در یک گروه سازماندهی کرد و از طریق به اشتراک گذاری مدارک، به سرعت بخش درخور ملاحظه ای از فرایند حسابرسی را انجام داد. این بخش کار می تواند از راه دور و از طریق حضور در محل موسسه یا خانه از سوی حسابرسان انجام شود. استناد به اینکه گویا در ترجمه یکی از مقالات منتشرشده یکی از نهادهای حرفه ای بر انجام حسابرسی در شرایط کرونایی با کیفیت بالا تاکید شده است، ناقض حسابرسی از راه دور نیست؛ زیرا کیفیت لزوما با بازدید حضوری حاصل نمی شود و مقوله دیگری است.
به هرحال با توجه به وضع مقررات جدید تردد در ایران، تنها راه ممکن حسابرسی، استفاده از ابزارهای موجود برای ایفای تعهدات حسابرسی است و دوران پساتحریم به ما یاد خواهد داد که باید تغییر کنیم. شک نکنید در دوران پساکرونایی خیلی چیزها حتی در همین ایران ما تغییر خواهد کرد. انجام حسابرسی از راه دور به لطف فناوری مدرن، امکانی نسبتا جدید است. به یک معنا، بنگاه های حسابداری قبلا حسابرسی از راه دور انجام می دهند؛ زیرا بخش اعظم ارتباطات و انتقال اسناد به صورت الکترونیکی صورت می گیرد. سیستم عامل های محاسبات ابری، پورتال های ایمن و دیگر استراتژی های پیشرفته فناوری پیشرفته به مکانیسم های تجاری استاندارد تبدیل شده اند که به تیم های حسابرسی امکان می دهد داده ها را از هر مکانی با مشتریان به اشتراک بگذارند و دریافت کنند. استفاده از این ابزارهای آشنا برای تسهیل حسابرسی های کاملا یا تقریبا از راه دور، گام بعدی منطقی است. اما فقط به دلیل اینکه چیزی ممکن است، به این معنا نیست که ایده خوبی است؛ بنابراین چرا یک شرکت تصمیم می گیرد حسابرسی سالانه خود را به جای اینکه تیم حسابی در محل شرکت مستقر شوند، از راه دور انجام دهد؟ برای این شرکت ها، زمان و پول مهم ترین توجیه حسابرسی از راه دور است؛ زیرا حسابرسی های از راه دور مزایای درخور توجهی نسبت به روش سنتی در محل از نظر ساعت و هزینه های کل حسابرسی دارند که این امر جذابیتی انکارنشدنی به رهبران و مدیران آگاه شرکت ها به منابع می دهد. حال اگر پتانسیل محصول نهایی «گزارشات با کیفیت خوب حسابرسی» را اضافه کنید، معلوم می شود چرا حسابرسی های از راه دور واقعا بسیار جذاب به نظر می رسند. برای مثال، اوقات تردد و مسافرت هدررفته را در نظر بگیرید؛ اگر تیم حسابرسی سه نفره روزانه دو ساعت و نیم برای مسافرت به محل مشتری و بازگشت به محل موسسه صرف کنند، برای دو روز کاری ۱۵ ساعت صرف و شارژ خواهد شد؛ درحالی که با دورکاری حداقل این هزینه ها دیگر به مشتری شارژ نشده و خود حسابرسان نیز با استقرار در محل موسسه یا خانه با استفاده از همه ابزارها و وسایل راحتی خود در محیط کار خود کارایی بیشتری خواهند داشت؛ «البته اگر حسابرس نگون بخت ایرانی دارای محل زندگی یا کامپیوتر یا لپ تاپ شخصی در محل زندگی باشد»؛ صدالبته اگر در محیط کار موسسه، مانیتورهای چندگانه، اینترنت پرسرعت، اسکنرها و دستگاه های کپی آشنا، فاکس و سایر موارد وجود داشته باشد، نتیجه آنکه زمان کمتری برای تکمیل کار لازم و احتمالا زمان بازگشت سریع تر برای اصلاح صورت های مالی یا ارسال نسخه پیش نویس حسابرسی برای شرکت صرف خواهد شد. از طرف دیگر، اضطراب، ازبین بردن استرس میزبان تیم حسابرسی در محل و جلوگیری از اختلال اجتناب ناپذیر در ارتباط با حضور آنها، یکی دیگر از ویژگی های خوب حسابرسی های از راه دور است. حسابرسان می توانند در محل بهینه (دفتر شخصی خود) کار کنند؛ در حالی که کار در کارخانه یا شرکت به طور معمول ادامه می یابد و شرکت دیگر دغدغه محل کار مناسب برای حسابرسان اعزامی را نخواهد داشت؛ به ویژه شرکت های ایرانی که بعضا در زمان حسابرسی میزبان تیم های دیگری از سایر نهادهای بازرسی یا مالیاتی نیز هستند. بدیهی است کاهش تردد و مسافرت و همچنین استقرار در محل آرام خودی حسابرسان نیز به ایجاد تعادل بهتر کار و زندگی برای کارمندان حسابرسی کمک می کند که می تواند به کار باکیفیت تر نیز کمک کند.
برخی از فرایندهای عملیات حسابرسی می توانند کاملا در حوزه دیجیتال صورت بگیرند، اما بیشتر آنها هنوز به حضور و صرف وقت در محل صاحب کار و مشاوره حضوری نیاز دارند. با به حداکثر رساندن قابلیت های از راه دور برای انجام بیشتر کارهای حسابرسی، بازدید از سایت می تواند از قبل برنامه ریزی شده و به میزان درخور توجهی کاهش یابد؛ غالبا فقط به چند روز یا حتی یک روز؛ این دوره بسیار کوتاه تر شده که باعث می شود حسابرسان و مسئولان مالی شرکت ها زمان هدفمندتری را در کنار هم بگذرانند، مضافا باعث تشویق ارتباطات متمرکز شده که درک متقابل بین حسابرسان و شرکت «کارکنان ذی ربط در حسابرسی» را تقویت و رابطه بین آنها را تقویت می کند.
برنامه ریزی جامع حسابرسی و ارتباطات روشن ضروریات یک فرایند حسابرسی کارآمد، در هر کجا که کار حسابرسی انجام شود، هستند؛ اما در حسابرسی های از راه دور، این عناصر کلیدی اهمیت بیشتری را برای اطمینان از حضور در تمام جزئیات کسب می کنند و گردش کار می تواند طبق برنامه ادامه یابد. شرکت هایی که یک تجربه حسابرسی از راه دور را انتخاب می کنند، باید متعهد شوند که حسابرسی، سازمان اسناد و ارتباطات خوب را در اولویت قرار دهند (همه اینها باعث افزایش سرعت و موفقیت حسابرسی های از راه دورمی شود). به همین علت حسابرسی از راه دور(Remote Audit) روشی است که به سرعت در حال افزایش است و به راحتی می توان فهمید که چرا محبوبیت آن رو به رشد است.